Er du en uorganisert, kreativ rotekopp? Det er jeg. Jeg har det til og med sort-på-hvitt. Hoderystende konstaterte organisasjonskonsulenten som testet oss at «aldri har jeg sett en så liten ‘A’ som hos deg.
Gjennom testingen tildelte hun oss en eller flere av fire bokstaver, nemlig E, R, P og A.
A’ene er de ordentlige, systematiske ordensmenneskene som liker å etablere og arbeide innenfor trygge og faste rammer.
A’ene er de som sørger for at personalhåndboken er oppdatert, at skatten blir betalt, at lønningene kommer til rett tid.
A står for «avtaler», mens E står for «entreprenør», R står for «relasjonsbygger» og P står for «produsent».
Jeg kom ut med en sterk E-R, men jeg strøk altså i A.
Det ble A minus, akkurat som blodtypen min.
Litt kry
For å si det som sant er, så er jeg litt kry av det. Det er noe eksotisk og sjarmerende ved den uorganiserte kaoskameraten som skaper masse røre og oppstyr ved å kaste ut baller som sjelden eller aldri fanges opp.
Og som konsept har det tjent meg vel. I min karriére til nå har et robust energioverskudd og stor initiativrikdom til enhver tid skapt forholdsvis mye aktivitet. Så det har i det minste sett ut som om jeg gjorde nytte for meg.
Flaks for meg.
Men flaksen kan ta slutt en dag. Og for å si det som sant er: I lengden er det egentlig ganske slitsomt å være så ustrukturert.
Ja, det er artig med mange jern i ilden, men når de enten er så glødende heite at jeg ikke kan ta i dem, eller ilden slokner før jeg rekker å smi dem til noe vettug, så vokser det på sikt fram et behov for å være kreativ, energisprudlende og initiativrik på en mer produktiv og effektiv måte.
Denne fremvoksende erkjennelsen, kombinert med min «A-», tirret mot slutten av fjoråret fram en liten djevel i meg. Jeg er coach, og som coach minner jeg stadig mine «coachees» om at de selv velger sitt liv, sin skjebne, hvert sekund de lever. Vi skaper selv de livene vi lever. Visse ting kan vi ikke gjøre noe med, men de er i mindretall. At blodtypen min er A-rhesus-minus for resten av livet er greit nok. Men jeg trenger ikke være en «A-» resten av livet.
Strukturåret
Derfor gjorde jeg et valg. Jeg bestemte at året 2006 skal bli året hvor entreprenøren og relasjonsbyggeren i meg får sin kanskje største utfordring noensinne.
De skal bygge meg en «A».
De skal ta mitt eget kjøtt og blod og det som måtte være her av omløp under topplokket, og snekre sammen en über-strukturert, hypereffektiv og superproduktiv kunnskapsarbeider.
Og det skal skje uten å gi avkall på et fnugg av kreativiteten.
Snarere tvert imot.
I tegneserien «Knøttene» uttalte en av figurene en gang at «intet problem er så stort og komplisert at det ikke lar seg gjøre å løpe fra det». Det er fiffig sagt, men, har jeg skjønt, uegnet som livsfilosofi. I årevis har jeg akkumulert ugjorte arbeidsoppgaver inntil de har gått ut på dato. Men nå er det slutt.
Ugjorte «ting» skal ikke lenger få styre mitt liv. Fra nå av skal «ting» bli soldatene i min hær. Som hærfører skal jeg beordre dem ut i krigen, stramt oppmarsjert. Alle disse «ting» som svever oppunder himmelen som lystige blå ballonger skal hentes ned, systematiseres og disiplineres, slik at de tjener vår felles sak, snarere enn å pynte opp omgivelsene.
Mitt første mål er å etablere nye rutiner for hvordan jeg skal få «ting» under kontroll.
Spørsmålet oppunder jul var hva som er første skritt i en slik prosess. Som mange ganger før, fant jeg ut at jeg skulle lete etter en bok eller flere som kan hjelpe meg å finne gode metoder. Det er som kjent intet nytt under solen, og intet poeng i å finne opp hjulet på nytt.
Jeg gikk på Amazon og søkte på et uttrykk jeg følte uttrykker det jeg definerer som min hovedutfordring: «Getting things done».
Blink
Det ble blink.
Ut kom David Allens bok «Getting things done» med undertittelen «How to achieve stress-free productivity».
David Allen har tenkt mye på dette, og åpenbart jobbet med det i mange år. Han har skrevet mange bøker, og coachet utallige sosehuer av noen sjefer til å bli mer effektive.
Boka hans er litt overveldende. Faktisk er oppfølgeren kanskje bedre.
Den heter «Ready for anything» og gir deg 52 tips om hvordan du skal få tingene gjort. På slutten av denne boka oppsummerer han sin egen metode fra «Getting things done» (et uttrykk som av «innsidere» kjapt og greit forkortes til «GTD») med en femtrinns metode.
Den er slik:
Fase 1: Samle
Samle opp alle og alt du blir oppmerksom på i «lekkasjesikre bøtter» (for eksempel din innkurv, epost, notatblokk, stemmepost, diktafon), slik at du får dem ut av korttidsminnet ditt. Ha så få av disse oppsamlerne som du kan og så mange du trenger. Tøm dem regelmessig ved behandling og organisering.
Fase 2: Behandle
Behandle (ta avgjørelser om) de tingene du har samlet opp.
- Hvis det ikke er noe å gjøre med dem akkurat nå så gjør et av tre: Kast dem, merk dem for mulig senere aksjon, eller arkiver dem for senere referanse.
- Hvis det er mulig å gjøre noe med dem, bestem hva den neste handlingen er. Utfør den hvis den tar mindre enn to minutter.
- Hvis ikke, delegér den (og følg opp via en venteliste), eller utsett den gjennom å markere den på en huskeliste over ting du skal følge opp.
- Hvis én aktivitet ikke er nok til å avslutte en løkke, så identifisér det som et prosjekt, og sett på en huskeliste for prosjekter.
Fase 3: Organisere
- Gruppér resultatene fra behandlingen i fase 2 i passende gjenfinnbare og reviderbare kategorier. De fire nøkkelkategoriene er: Prosjekter (som du er forpliktet til å avslutte)
- Kalender (aktiviteter som må skje på en spesiell dag eller tidspunkt)
- Neste handling (handlinger som skal utføres så snart som mulig)
- Venter på (prosjekter og handlinger som det er meningen andre skal utføre, og som du bryr deg om)
- Tilføy underkategorier til alle disse listene, hvis det gjør dem lettere å bruke (telefonsamtaler, ærend, hjemme, på pc’en, osv.).
- Lag lister med mål og verdier som skal oppnås over en lengre horisont.
- Lag sjekklister som kan være nyttige når de trengs (jobbeskrivelse, hva slags begivenheter som skal utløse en handling, organisasjonskart, osv.).
- Vedlikehold et generelt arkiveringssystem for informasjon og materiell som ikke krever noen spesiell handling, men som må kunne finnes senere.
- Vedlikehold et «på-vent» system for triggere av mulige handlinger på senere datoer (kanskje en dag/ kalender/aktivitetsliste).
- Hold vedlike bakgrunnsinformasjon om prosjekter etter som det trengs (kan lagres i referansesystemet eller i et «på-vent» område).
Fase 4: Gjennomgå
- Gå gjennom kalenderen og aktivitetslisten daglig (eller når du får anledning til å gjøre noe av det).
- Utfør en ukentlig gjennomgang for å rense opp, oppdatere, vedlikeholde og forbedre systemet ditt.
- Gå gjennom listen med lengre horisont, med mål, verdier og visjoner så ofte som det kreves for å holde din prosjektliste komplett og aktuell.
Fase 5: Utføre
- Gjør valg om dine handlinger basert på hva du kan gjøre (kontekst), hvor god tid du har, hvor mye energi du har og til slutt dine prioriteringer.
- Bevar fleksibiliteten ved å holde vedlike et altomfattende påminnelsessystem som omfatter hele ditt liv, både jobb og privat, som alltid er tilgjengelig for gjennomgang. Stol på din intuisjon når du tar øyeblikksbeslutninger.
- Forsikre deg om at du gjør de beste intuitive valgene gjennom et konsistent og jevnt fokus på prioriteringer. (Hva er verdien for meg ved å gjøre X i stedet for Y?) Gå tilbake til og «kalibrer» dine forpliktelser med passende mellomrom for de ulike perspektivene på ditt arbeid og liv.
- Makroperspektivet – dine daglige aktiviteter (daglig)
- Bakkeplanperspektivet – dine prosjekter (ukentlig)
- Bakketopperspektivet – dine ansvarsområder (månedlig)
- Fugleperspektivet – dine mål på 1 til 2-års sikt (hvert kvartal)
- Jetflyperspektivet – dine mål på 3 til 5-års sikt (årlig)
- Astronautperspektivet – karriérevalg, meningen med din eksistens, livsstil (årlig+)
Så her står jeg nå. Jeg har oppskriften. Jeg har lastet ned David Allens plugg-inn til Outlook som implementerer metoden i kalenderen, eposten og to-do-listene der.
Jeg har systematisert alle mine oppgaver, avtaler og forpliktelser, og etablerer nå rutiner for hvordan jeg skal kunne fange opp nye idéer hvor som helst og når som helst.
Jeg har til og med begynt å bære med meg en liten diktafon på innerlomma, i tilfelle jeg skulle komme på noe lurt mens jeg går til kontoret eller står i kassakø på butikken eller sykler på SATS.
Nå vet jeg alt jeg har å gjøre, og bruker det meste av tiden min til å registrere og systematisere stadig nye idéer og oppgaver.
Nå ser jeg fram til den dagen jeg også finner tid til å realisere idéene og utføre oppgavene mine.
Inntil da: God helg.
Denne artikkelen ble opprinnelig publisert i nettmagasinet Neste klikk (nå ABC Nyheter) den 13. januar 2006. Oppslagsfoto: Henriette Westerlund Eriksen
