«Hvis du vil få gud til å le, vis ham din forretningsplan», lyder et gammelt jungelord fra startup-verdenen. Nå i oktober er det en annen plan som stikker sitt plagsomme hode fram: budsjettet. Er det på tide å vrake den tidkrevende og egentlig ganske håpløse prosessen?
Budsjettering er for svært mange en årlig gjentakende øvelse i avansert spådomskunst. Eller skal vi si ønsketenkning?
«Endring er den eneste konstanten», sier vi, og setter oss ned med regnearket og drømmer opp et tall som skal stå på bunnlinjen om 12-15 måneder.
Meningsløsheten er åpenbar for de fleste av oss, men «slik har vi jo alltid gjort det», ikke sant?
Opprørere mot disse øvelsene har opponert gjennom flere tiår, men har hatt varierende gjennomslagskraft. De siste årene har de imidlertid vokst i antall og styrke og stadig flere innser at vi i vår dynamiske tid ikke kan planlegge basert på klassiske og rigide budsjetteringsprosesser.
Organisasjonen «Beyond Budgeting Institute» står langt fremme på barrikadene. Og i spissen av instituttet og det tilhørende BB Round Table står nordmannen Bjarte Bogsnes.
Hinsides budsjettet
Jeg er usikker på om det finnes et norsk uttrykk for Beyond Budgeting. Forsøksvis har mennesker i smidig-bevegelsen som har omfavnet metoden kalt den «dynamisk styring».
Spør du Google Translate får du fort forslaget «hinsides budsjettet». Det kan jeg like. Det impliserer at tradisjonelle budsjetter er helt hinsides, samtidig som det peker mot hva som ligger bak og forbi.
Alternativt rammeverk for budsjettering
For noe må ligge bak og forbi. Selv om et verktøy ikke lenger fungerer etter hensikten, er det gode intensjoner bak. Det handler om å stake ut en retning innenfor en oversiktlig tidshorisont og sette forventninger knyttet til disse målene.
Budsjettering er et rammeverk for å forutse fremtiden, men rammeverket står på en grunn full av bevegelig kvikkleire.
BB er et alternativt rammeverk for en tid hvor desentralisering og myndiggjøring utover i organisasjonen anses som essensielle forutsetninger for endringsevne. Det handler om å frigjøre mennesker fra byrdene ved et kvelende byråkrati og stramme kontrollsystemer, og erstatte det med kunnskapsdeling, refleksjon, læring og kontinuerlig forbedring.
Metoden adresserer noen av svakhetene ved tradisjonell budsjettering. Noen av svakhetene BB-bevegelsen fremholder er:
- Budsjettering er tidkrevende og dyrt (og, vil noen legge til, en fantasiøvelse)
- Budsjetter er sjelden i takt med virksomhetens strategi
- Budsjetter stimulerer ikke til verdiskapning
- Budsjetter skaper barrierer for endring
- Budsjetter øker sentraliseringen av makt i organisasjonen
BBs 12 bud
På hjemmesiden til Beyond Budgeting Institute har de publisert tolv prinsipper i to kategorier; ledelsesprinsipper og styringsprinsipper.
Relativt fritt oversatt, tolket og bearbeidet av meg, ser de tolv budene, med sine «do’s» og «don’ts» slik ut:
Ledelse
- Mening
- Du skal engasjere og inspirere rundt noble og dristige formålsdrevne prosjekter.
- Du skal ikke fokusere på kortsiktige, finansielle mål.
- Verdier
- Du skal styre virksomheten fundert i verdier og sunn dømmekraft.
- Du skal ikke pålegge organisasjonen detaljerte regler.
- Transparens
- Du skal gjøre informasjon og kunnskap tilgjengelig for selvregulering, innovasjon, læring og kontroll.
- Du skal unngå å legge begrensninger på tilgang til informasjon.
- Organisasjon
- Du skal dyrke tilhørighet og fremelske selvgående, myndiggjorte team.
- Du skal unngå hierarkisk kontroll og byråkrati.
- Autonomi
- Du skal gi folk frihet til å handle basert på egen erfaring, kompetanse og sunne dømmekraft.
- Du skal ikke drive kollektiv avstraffing av individuelt misbruk av frihet.
- Kunder
- Du skal sørge for at alle forstår hvordan det arbeidet de utfører henger sammen med kunders behov.
- Du skal unngå interessekonflikter.
Styring
- Rytme
- Du skal organisere styringsprosessene dynamisk rundt virksomhetens naturlige liv, aktiviteter og rytme.
- Du skal ikke ha kalenderen som din eneste taktsetter.
- Mål
- Du skal sette retningsbestemte, ambisiøse og relativiserte mål.
- Du skal unngå absolutte mål og fossefallsmetodikk.
- Planer og prognoser
- Du skal gjøre utforming av planer og prognoser til en smidig, lettbent og uhildet, fordomsfri prosess.
- Du skal unngå rigiditet, silobeskyttelse og annen politisering av planprosessene.
- Ressurser
- Du skal fremelske kostnadsbevissthet og du skal gjøre ressurser tilgjengelig når og der de trengs.
- Du skal ikke drive årlig tildeling av ressurser.
- Prestasjoner
- Du skal evaluere prestasjoner helhetlig, og du skal bringe inn feedback fra kolleger.
- Du skal unngå tallbaserte prestasjonsmålinger, og du skal unngå å gjøre belønning til det viktigste incitament for gode prestasjoner.
- Belønning
- Du skal belønne kollektivt og med utgangspunkt i hvordan vi har gjort det i forhold til konkurrentene og markedet.
- Du skal ikke låse evaluering til forhåndsbestemte mål, men ta hensyn til hvordan virkeligheten faktisk har spilt seg ut.
Teknikker for alternativ budsjettering
Hvis du kaster den tradisjonelle budsjetteringsprosessen ut av vinduet, må du erstatte den med noe annet. BB-rammeverket har ikke i seg teknikker som vil passe alle, men anbefaler et knippe råd som har vist seg effektive for de fleste.
Rullerende prognoser
Heller enn å lage prognoser fra år til år, lag månedlige, kvartalsvise eller i noen tilfelle halvårlige prognoser. Oppdater dem jevnlig gjerne med månedlige avsjekkinger.
KPI-er
Sett og følg opp mål basert på KPI-er (Key Performance Indicators). Dette kan være vekst i trafikk på nettsiden, antall nye kunder, gjennomtrekk av kunder.
PS. Er du så moderne at du har forlatt KPI-er til fordel for OKR-er, kan du lese Bjarte Bogsnes tips om hvordan du gjennomfører det her.
Eksterne målepunkter
Ikke evaluer lederes innsats mot hvordan de gjorde det i fjor, men hvordan de gjør det i forhold til eksterne, eksempelvis folk i tilsvarende posisjoner hos konkurrentene.
Myndiggjørring
Operative ledere må ha myndighet til å ta beslutninger fundert i endringer, og de snakker sammen på tvers for å koordinere sine handlinger.
Litt klokere?
Bjarte Bogsnes innledet og deltok på vårt «Litt klokere» ettermiddagsmøte tirsdag 5. oktober, hvor temaet var nettopp Beyond Budgeting.
Kilder og videre lesning
- Corporate Finance Institute: What is Beyond Budgeting?
- Beyond Budgeting Institute
- Bjarte Bogsnes Advisory
- E24: Derfor sluttet de å bruke budsjetter
